O que é um CRM para clínicas
É o sistema que organiza o lado comercial da clínica: cada paciente que entra em contato vira um card num funil, com a conversa, o procedimento de interesse, a avaliação e o orçamento registrados. A recepção sabe quem atender primeiro, ninguém fica sem resposta e o dono enxerga quantas avaliações viraram tratamento.
Ele não é o prontuário. O sistema de gestão da clínica continua com os dados clínicos, a agenda e o financeiro. O CRM cuida do caminho até a paciente fechar o tratamento e voltar.
Por que clínicas perdem pacientes sem CRM
21×
mais chance de qualificar o contato respondendo em 5 minutos
- Demora para responder. A paciente manda mensagem para três clínicas e agenda com a primeira que responde. Quem demora 30 minutos já perdeu a vez.
- Orçamento sem follow-up. Tratamentos de valor alto não fecham na hora. Sem lembrete, o orçamento fica parado e a paciente fecha em outro lugar.
- Faltas na avaliação. Sem confirmação no dia anterior, o horário fica vazio e ninguém tenta reagendar.
- Retorno esquecido. Revisões, manutenções e procedimentos recorrentes dependem de alguém lembrar de chamar a paciente.
- Conversas no celular de cada um. Quando a recepcionista sai, o histórico vai junto.
O funil do paciente no Kommo
As etapas representam o caminho da paciente, sempre para a frente. O que muda de paciente para paciente (procedimento, valor, origem) fica em campos do card, não em etapas novas.
- 1
Novo contato
Paciente chega pelo WhatsApp, Instagram, anúncio ou site.
Automação: Resposta imediata e pergunta sobre o procedimento de interesse.
- 2
Em atendimento
Recepção entende procedimento, urgência e forma de pagamento.
Automação: Tarefa para a recepção se a paciente ficar sem resposta.
- 3
Avaliação agendada
Data e horário marcados.
Automação: Confirmação 24h antes e lembrete 2h antes.
- 4
Avaliação realizada
Paciente compareceu e foi avaliada.
Automação: Se faltou, mensagem para reagendar no mesmo dia.
- 5
Orçamento apresentado
Plano de tratamento e valor registrados no card.
Automação: Follow-up em 1, 3 e 7 dias até a decisão.
- 6
Tratamento fechado
Paciente aprovou o orçamento.
Automação: Boas-vindas e orientações para a primeira sessão.
- 7
Em tratamento e retorno
Sessões, revisões e procedimentos recorrentes.
Automação: Pós-procedimento e recall na data certa.
Campos que todo card de paciente precisa ter:
Pacientes perdidas saem do funil com motivo obrigatório (preço, distância, fez em outro lugar, sem retorno). É esse motivo que mostra onde a clínica precisa melhorar.
Clínica odontológica x clínica de estética: o que muda
Odontologia
- Orçamentos de valor alto (implante, ortodontia, lentes, próteses) e decisão que leva dias ou semanas.
- Follow-up de orçamento é a automação que mais traz retorno.
- Tratamentos em etapas e mensalidades de ortodontia.
- Recall de revisão e limpeza a cada 6 meses.
Estética
- Muito contato pelo Instagram e por anúncios: responder rápido é decisivo.
- Venda de pacotes de sessões e procedimentos combinados.
- Procedimentos que se repetem ao longo do ano pedem lembrete de retorno.
- Campanhas sazonais e reativação de quem não volta há meses.
CRM x sistema de gestão da clínica
A dúvida mais comum: "meu sistema da clínica já não faz isso?". Ele resolve bem a parte clínica e administrativa. O comercial, nem sempre.
| Recurso | Kommo | CRM genérico | Sistema da clínica |
|---|---|---|---|
| Prontuário e dados clínicos | |||
| Agenda clínica | Depende | Depende | |
| Funil de avaliações e orçamentos | Depende | ||
| WhatsApp e Instagram com vários atendentes | Depende | Depende | |
| Follow-up e lembretes automáticos | Depende | Depende | |
| IA no primeiro atendimento | Depende | Depende |
"Depende" = varia conforme o sistema e o plano. Na prática, a combinação que mais funciona é o sistema da clínica para prontuário e agenda, e o Kommo para captação, atendimento, orçamentos e retorno.
Quanto custa um CRM para clínicas
São dois custos: a licença do CRM e a implementação.
Licença do Kommo
Plano Avançado (automação, Salesbot e agentes de IA), assinatura de 1 ano, preço oficial:
- Consultório · 2 usuáriosR$ 250/mês
- Clínica pequena · 4 usuáriosR$ 500/mês
- Clínica média · 8 usuáriosR$ 1.000/mês
Implementação SalesRev
R$ 1.500 a R$ 15.000
Em até 12x, com parcela mínima de R$ 130. O valor depende do porte e dos recursos:
- • número de funis e de unidades
- • automações e mensagens configuradas
- • agentes de IA no atendimento
- • integrações (site, anúncios, sistema da clínica)
Quer estimar o retorno antes? Use a calculadora de ROI de CRM.
Como funciona a implementação
01
Semana 1Diagnóstico
Entendemos como a clínica capta e atende hoje: canais, recepção, avaliações, orçamentos e retorno.
02
Semanas 1–2Configuração
Funil do paciente, campos, WhatsApp oficial, Instagram, formulários e permissões de acesso.
03
Semanas 2–3Automações e treinamento
Lembretes, follow-up de orçamento, recall e treinamento da recepção e dos profissionais.
04
Semanas 3–4Ajustes com a clínica rodando
Acompanhamos as primeiras semanas e configuramos os indicadores para você gerir pelo CRM.
Prazo de 2 a 4 semanas. Veja o processo completo na página de implementação do Kommo CRM.
Perguntas frequentes sobre CRM para clínicas
Qual o melhor CRM para clínicas?
Para clínicas que captam e atendem pacientes pelo WhatsApp e pelo Instagram, um CRM construído em torno de conversas, como o Kommo, costuma funcionar melhor: o paciente vira um card no funil, o time inteiro atende pelo mesmo número e os lembretes e follow-ups saem automáticos. O sistema de gestão da clínica continua cuidando de prontuário e agenda clínica.
O CRM substitui o sistema da clínica ou o prontuário?
Não. O prontuário e o sistema de gestão guardam dados clínicos, agenda e financeiro. O CRM cuida do comercial: captação, atendimento, avaliação, orçamento, follow-up e retorno. Na maioria das clínicas o ideal é usar os dois juntos.
Funciona para clínica odontológica?
Sim. Na odontologia o CRM organiza principalmente os orçamentos de tratamento (implante, ortodontia, lentes, próteses), que costumam ter valor alto e decisão demorada, além de confirmar avaliações e fazer o recall de revisão e limpeza.
Funciona para clínica de estética?
Sim. Na estética o foco é responder rápido quem chega pelo Instagram e pelos anúncios, confirmar horários, vender pacotes de sessões e lembrar a paciente do retorno de procedimentos que se repetem ao longo do ano.
Quanto custa um CRM para clínica?
São dois custos. A licença do Kommo, que no plano Avançado anual é R$ 125 por usuário/mês, e a implementação, que na SalesRev vai de R$ 1.500 a R$ 15.000 conforme o porte da clínica e os recursos, em até 12x com parcela mínima de R$ 130.
Em quanto tempo o CRM fica pronto?
A implementação leva de 2 a 4 semanas, do diagnóstico ao time usando no dia a dia, dependendo do número de funis, automações e integrações.
Preciso do WhatsApp oficial (API) para usar o CRM?
Para várias pessoas atenderem pelo mesmo número e para as automações funcionarem com segurança, sim. A conexão é feita pela integração oficial do WhatsApp no Kommo. As mensagens de modelo enviadas pela clínica têm cobrança da Meta, à parte da licença.
Dá para usar IA para atender os pacientes?
Dá. O Kommo tem agentes de IA a partir do plano Avançado, que respondem na hora, tiram dúvidas e encaminham a paciente para o agendamento. A IA não substitui a avaliação clínica: ela cuida do primeiro atendimento e passa para a recepção quando precisa.
Como fica a LGPD com dados de pacientes no CRM?
O CRM guarda dados de contato e comerciais (procedimento de interesse, orçamento, conversas de agendamento). Informações clínicas continuam no prontuário. Na implementação definimos quem acessa o quê, com permissões por usuário.
Sobre o autor
João Vaz
Fundador da SalesRev e parceiro oficial Kommo. Há 12 anos no comercial, com mais de R$ 30 milhões em contratos vendidos e dezenas de implementações do Kommo para empresas que vendem pelo WhatsApp.
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